院领导电子邮件服务(cas.cn)系统于2004年更新完成,服务器保留在院部机关运行维护,至今已使用了七年,属于超期服役。为确保此邮件系统能够继续安全稳定的运行,院信息化办公室决定将此邮件系统迁移至由中国科技网网络中心(以下简称“科技网”)负责运行维护的院邮件系统平台上,并由科技网和ARP中心对院领导邮件系统提供专属保障服务。
鉴于此邮件服务器迁移涉及重要用户及相关信息,因此必须确保迁移工作周到细致、圆满顺利。为使院领导邮件服务器能够平稳、平滑地完成系统迁移,科技网系统部进行了大量、充分的前期准备工作。
(1)精心编制了《院领导邮件服务器迁移方案》,详细说明了迁移流程与工作安排。
(2)将ARP中心提供的重要用户信息(包括邮箱名称、真实姓名、加密密码)导入院邮件系统,反复确认后请ARP中心联系相关人员进行测试,确保数据万无一失。
2012年2月6日22:00,迁移工作正式进行。由ARP中心负责修改cas.cn域的DNS记录,修改完成后科技网对相关DNS记录进行测试,测试正确后向ARP中心发送《院领导邮件服务器迁移成功通知》,正式接手cas.cn邮件域的运行维护工作。随后,向各重要用户发送《欢迎使用中国科学院邮件系统》的通知邮件,说明cas.cn域的迁移工作已圆满完成。
由于本次系统迁移涉及的用户均为院领导及秘书等高端用户,因此在整个迁移过程中,无论是迁移方案的制定还是用户帐户的导入,科技网系统部都做到了精益求精、准确无误,尽量减少系统迁移给用户带来影响。
在迁移成功后,为确保重要用户与国内外联系人之间正常的邮件往来,科技网系统部还特别为重要用户提供了专属保障服务,主要包括以下几个方面:
1、对邮件域的专属保障
(1)域名解析情况监测
监测重要用户邮件域的解析情况,避免由于域名无法解析而影响正常的邮件收发。
(2)域名到期情况监测
监测重要用户邮件域的域名注册情况,避免由于域名到期未续费而影响正常的邮件收发。
2、对重要用户的专属保障
(1)监控邮箱使用情况
对重要用户的邮箱使用率进行监控,若发现邮箱使用率达到80%,将及时发送《中国科学院邮件系统信箱超容通知》,请用户对邮箱中的信件进行清理,以免影响接收新邮件。
(2)监控邮件发送情况
通过系统脚本对重要用户发送邮件的日志记录进行监控,若出现邮件被退信的情况,将及时向发件人发送《中国科学院邮件系统退信分析通知》,说明退信原因,提供解决方法。
(3)监控邮件接收情况
通过系统脚本对发送到重要用户的邮件日志进行监控,若出现邮件没有成功投递的情况,将及时分析原因加以处理。
(4)监控垃圾邮件接收情况。
对重要用户接收垃圾邮件的情况施行单独、重点监控,积极、有效的对他们收到的垃圾邮件进行过滤和封堵,最大限度的减少垃圾邮件的侵害和滋扰。
(5)监控病毒邮件收发情况
对重要用户收发病毒邮件的情况施行重点监控,最大限度的减少病毒邮件所带来的危害。
(6)及时了解意见与需求
加强同重要用户的秘书及信息化助力的沟通与联系,了解在邮件系统的使用过程中遇到的问题及对系统的需求与建议,及时解决用户问题,努力满足用户需求。
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