电子邮件归档这一概念并不新颖，早在美国塞班斯法案实施以前，就已经有部分对信息安全要求较高的企业开始对电子邮件进行归档管理。随着企业信息化建设的进程加快，邮件泄密事件日益频繁，电子邮件归档的重要性日益凸显。
Gartner企业信息安全调查统计
电子邮件归档产品是集归档、存储和搜索功能于一体的技术集合体，能很好的管理邮件并降低企业邮件系统开支成本。目前市场上邮件归档产品众多。从功能上讲，一些供应商强调产品的可扩展性，而另一些供应商则强调产品的数据精简功能、查询功能、归储集成和安全性。从产品架构来讲，一些供应商不单独提供归档软件，也提供底层存储硬件，有一些供应商则仅提供一套软件归档和管理软件，依靠与市场上存储产品的集成来实现各种功能，包括对电子邮件的管理、迁移和安全。
面对市场上纷繁杂类的电子邮件归档产品，企业该如何评判电子邮件归档产品的特性，进而选择能满足企业归档需求的产品，已成企业为当务之急。
一、电子邮件归档产品选型要点
（1）邮件数据迁移
若将大量邮件一直保留在邮件服务器中既降低了邮件服务器性能，又提高了存储成本。按照通常的习惯，人们一般不会频繁的查看或搜索邮件。因此，将邮件从服务器迁移到相对廉价的外部存储系统中极具意义。电子邮件归档软件要能迁移这类数据。值得注意的是，大量的邮件迁移会影响归档系统的性能。因此，如果你的归档系统环境要求很高，就需要重点关注归档系统的性能，包括存储系统的数据吞吐率等。
（2）与其它归档工具或系统集成
如果电子邮件归档工具不具备数据迁移或归档功能，就需要与第三方归档软件和存储系统集成。因此，如果一款电子邮件归档工具不具备数据迁移或归档功能，就必须与其它归档软件集成使用。这就需要考虑归档工具对第三方归档软件或存储系统的支持能力，这也是衡量归档产品性能时需要注意的问题。
（3）索引和查找功能
只将过往邮件迁移到存储系统中还不够，邮件归档产品还必须具备能查找特定的消息、附件和线程功能，这一点非常重要。电子邮件归档工具会为邮件创建索引以便于查找，用户需要了解邮件数据的索引原理，然后测试查找功能，方便今后使用，提高性能；尤其是邮件数量和索引规模不断增大时，更需要测试查找功能，确保查找结果非常有序，符合公司的需求。
（4）安全性
在保证邮件归档安全方面，应该防止邮件被删除或保留邮件系统日志，保证公司面临诉讼时，能随时获取相关数据，因此身份验证、审计记录、日志、策略管理等功能都应该具备。身份验证可以保证只有少数授权人员才能访问归档数据，避免重要邮件被篡改或删除；审计记录和日志应非常详尽，跟踪邮件访问等相关活动，包括迁移、依法删除等自动完成的任务；如果电子邮件归档工具自身不具备策略管理功能，就需要与现有的策略管理器集成，执行保留策略和删除策略。此外，还应该包括诉讼保留特性，以防止诉讼活动中邮件被迁移或删除。
（5）与数据保护功能集成
与数据保护功能的集成，是数据基本安全防护之外的又一道屏障。若能与数据保护功能集成，使得企业能实现各种紧急的保护预案。例如：基于磁盘的归档系统依靠RAID实现本地数据保护。通过与备份工具的集成，可以对归档邮件的远程复制，实现异地备份。因此，邮件归档产品还需考虑与数据保护功能的集成。
（6）数据精简特性
随着时间迁移，考虑到邮件数量的递增，归档的的邮件数量将越来越大，压缩、数据重复删除等数据精简功能有助于降低归档规模，便于管理。压缩和数据重复删除只归档并存储简单的文件、块或字节，可以有效的消除数据冗余。例如，数据重复删除可以有效实现压缩，压缩比率高达50:1。请注意：归储系统或归档产品的数据归储频率为几星期或几个月时，采用数据重复删除技术可以达到最佳效果——对于长期归档的邮件，效果最理想。
（7）扩展性
归档邮件和附件数量不断增长，归储数量和索引规模就会影响查找功能。评价电子邮件归档工具时，应测试归档的最大规模和处理速度。Mathon的电子邮件归档产品支持1000万份文档，Exchange归档产品每天能处理30GB到200GB的数据。尽可能准确的了解产品的容量和功能限制，以便保证产品能够满足自身需求。请注意：如果电子邮件归档工具利用第三方归储系统处理数据，采用邮件服务器的数据交换器可能会影响归储架构的性能。
（8）硬件需求和服务器虚拟化的作用
对于服务器虚拟化，大多数电子邮件归档软件需要能满足或超过最低需求的服务器。如果实施服务器虚拟化，就需要明确电子邮件归档软件能在虚拟服务器中运行。同时应分配足够的虚拟服务器资源，满足高峰期的处理需求。
二、如何选择电子邮件归档产品
目前市场上的电子邮件归档产品供应商不下二十家，功能和价格也各有差别，这使得企业在选择邮件归档产品过程中容易犹豫不决，感觉这家的产品不错，那家的产品也不差。这种情况下企业若然真想挑选一款符合自身需求的产品，对归档产品特性的了解将必不可少。
（1）、不要急着评估市面上现有的邮件归档产品。在很多公司对电子邮件的归档仍然属于“三不管”的灰色区域，从电子邮件部门、文件管理部门、存储管理部门、系统管理部门，到任何与IT系统沾点儿边的部门似乎都得负起点责任，但是，它又没有被明确地划入某个部门的职责范围内。
因此，这第一步如果没有厘清，建议企业不要匆忙上马电子邮件归档系统，若要部署邮件归档系统，必须先制定健全的邮件管理策略，划清不同部门的职责，明确电子邮件存档管理工作究竟由哪个部门或哪位职员负责。不然一旦责权不明就会导致后续的管理混乱。
（2）、根据企业的实际需求来评估软件产品的性能。所谓关键性能，主要从以下几个方面来考虑：
搜索功能：搜索电子邮件（包括附件在内）的内容，并根据其业务重要性加以分类。提供对归档邮件的搜索是电子邮件归档产品比不可少的功能之一。实现对归档邮件的搜索能快速而有效的查找到历史邮件，有助于满足电子发现的要求。在制定归档策略时，企业也应该根据企业业务的重要性，将电子邮件进行等级划分并搜索。这样有助于提升邮件搜索效率。
与邮件服务器的兼容性：尽可能选择可与企业的邮件服务器相兼容的存档工具，以免干扰服务器的性能。这是一个必须注意且容易忽视的问题。企业在选择电子邮件归档产品时，首先应该考虑该产品是否能兼容企业的邮件服务器。尽管市场上绝大部分的归档产品都能很好的支持主流的邮件服务器，包括Microsoft Exchange IBM Lotus Domino等。但不同的产品有着其自身的强项和优势。如C2C公司的 Archive One针对Exchange，而EMC公司的EmailXtender则针对Domino、Sendmail服务器以及Exchange。因此，对兼容性的考量也是企业选择归档产品过程中需要重点关注点。
资源的监控和管理：可管理异构系统（如台式电脑和笔记本电脑）的邮件存档数据，可追踪存储资源增长数据并生成符合审核员要求的图表文字报告。对异构系统邮件数据的支持及存储资源的管理，使得企业能很容易的扩展邮件系统并准确的把握邮件归档系统的运行状况，从而能更好的预计邮件系统的增长并对其邮件系统进行规划。如CommVault Simpana一体化管理平台，其资源管理模块能够全盘监控企业的存储实施、资源状况以及相关数据的情况，价值在于能够监控是否达到服务水平、优化数据管理服务，在不同存储层之间校准数据保护策略，并最大限度地降低生命周期内的成本。
可扩展性：考虑到未来的邮件增长需求，应该适当的考虑邮件归档产品的可扩展性。对于产品的可扩展性各供应商主要通过扩展不同级别的存储来实现对归档平台的扩展，但企业还可从归档软件所能支持的存储产品着手考虑，不同供应商的归档产品对市场上的主流硬件的支持力度有所差别，企业可考虑对硬件支持能力较强的邮件归档产品。
（3）围绕着电子邮件信息的存档和检索管理，制定合适的策略和规则。在评估企业邮件归档需求之后，就必须考虑归档策略。不同的企业对邮件归档策略的考虑将不大相同。比如，考虑到法律遵从等因素金融、保险行业对电子邮件归档的管理要求就远高于制造业；而考虑到成本等因素，制定适合的归储策略将会有效的降低企业的开支成本。
|
意见反馈： support@cstnet.cn