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邮件系统迁移前
首先，客户服务人员会致电中国科学院下属各单位的网络管理员，着重介绍创建中国科学院邮件系统的目的和意义，并对各单位原有邮件系统的基本情况进行调查，同时下发《单位邮件系统信息调查表》，如下表所示，以便更好地收集资料。
单位邮件系统信息调查表
单位名称 |
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联系人 |
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联系电话 |
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Email |
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域数量 |
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所有的邮件域 |
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DNS 服务器的类型、版本和 IP |
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客户端 POP3 服务器设置 |
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客户端 SMTP 服务器设置 |
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客户端类型和版本 |
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现有用户数量 |
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现有邮件系统的类型 |
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所需邮箱总容量（ M ） |
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期望迁移时间 |
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其次，根据反馈回来的《单位邮件系统信息调查表》，再次联系各单位，具体介绍邮件系统迁移的方法和步骤，并希望各单位提供与邮件系统相关的详细资料，包括邮件帐号、密码、 MX记录的设置情况，以便编写邮件系统迁移方案。
第三，根据各单位提供的资料和数据，编写邮件系统迁移方案，包括：《邮件系统迁移方案》、《网管注意事项》、《迁移通知》、《网络管理员_DNS修改手册》、《企业管理员_使用手册》、《客户端（foxmail&outlook&netscape）配置手册》、《客户端（foxmail&outlook&OE）pop3 with SSL配置手册》、《终端用户_webmail使用手册》、《邮件列表实现方式》。
第四，将邮件系统迁移文档发送给各单位的网络管理员，同时提供中国科学院邮件系统的测试帐号及管理员帐号，以方便各单位对新的邮件系统加以测试和熟悉。
第五，再次致电各单位的网络管理员，询问测试情况并确定具体的迁移时间。
邮件系统迁移中
首先，迁移前两天，客户服务人员将致电单位的网络管理员，提醒他修改DNS的刷新时间（TTL时间），为正式迁移做准备。
其次，迁移当天，客户服务人员会致电单位的网络管理员，提醒他修改MX记录后通知中国科技网网络中心，以便及时检测迁移情况。
第三，当接到单位迁移完毕的通知后，客户服务人员将及时测试迁移结果。
（1）如果MX记录修改不正确，指出错误所在并提出解决办法
（2）如果MX记录修改正确，发送迁移成功的通知
邮件系统迁移后
在迁移完成的当天，客户服务人员会致电单位的网络管理员，通知他邮件系统迁移成功，同时发送电子邮件，说明客户服务的联系方式，如下表所示，并希望用户能将收到的垃圾邮件以附件的形式发送到abuse@cstnet.cn，以便abuse管理员分析处理，从而增强中国科学院邮件系统反垃圾邮件的功能。
中国科学院邮件系统客户服务联系方式
技术服务电话 |
工作时间 |
010-58812857 |
7 X 24 小时值班 |
010-58812000 |
专用邮箱 |
技术支持邮箱 |
support@cstnet.cn |
垃圾邮件投诉邮箱 |
abuse@cstnet.cn |
在迁移成功的第二天，客户服务人员将进行第一次回访，询问邮件系统的使用情况。并再次说明客户服务联系方式和垃圾邮件投诉方法。且会提醒各单位的网络管理员，在迁移后的第二天，将DNS的刷新时间（TTL时间）改回邮件系统迁移之前的设置。此后，客户服务人员都会对此单位进行定期回访，以便及时了解用户的使用情况，收集用户的意见和建议。 |
