在院邮件系统中，提供了通讯录的导入和导出功能，以方便用户的网络通讯录与本地通讯录（如Outlook等客户端电子邮件软件的通讯录）之间的同步。 在进行通讯录的导入和导出操作时，院邮件系统提供了两种常用的格式以备选择：逗号分隔及vcard格式。

逗号分隔是一种比较常用的通讯录格式，例如大家都熟悉的客户端软件Foxmail，其导出的通讯录就支持这种格式，逗号分隔格式的地址本是以csv为扩展名的文件（*.csv）。需要注意的是，由于院邮件系统选用的是Coremail邮件产品，它对逗号分隔格式的通讯录有其特殊的要求，只有符合这种要求的通讯录才能被完整地导入到院邮件系统中。

对需要导入院邮件系统的，逗号分隔格式地址本的具体要求是：在地址本中，各个列的标题名称必须是中文，而且其具体名称只能从下表中加以选择。即：地址本中每一条记录所包含的项目可以是下表中的一项或多项，排列顺序随意，但各项目的名称必须与下表所列的名称一致。

基于上述原因，当希望把从其他客户端软件导出的逗号分隔格式的通讯录，导入到院邮件系统中时，需要对原有通讯录各列的名称加以修改。例如，将英文名称“email-address”改成“电子邮件地址”；将“user-name”改成“姓名”等。vcard格式就是通常所说的名片格式。许多常用的客户端软件（如Outlook，Foxmail等）都支持这种格式的通讯录。vcard 格式的地址本是以vcf为扩展名的文件（*.vcf）。

院邮件系统对vcard格式的通讯录没有任何限制，即：由Outlook、Foxmail导出的名片格式的通讯录可以随意导入到中科院邮件系统中，反之亦然。

如果需要将已有的联系人信息导入院邮件系统的“个人通讯录”中保存，请按照以下步骤进行操作。

（1）在“个人通讯录”页面中，点击“导入通讯录”按钮。

（2）系统将显示“导入联系人”页面。

（3）在“导入通讯录”页面中，应先选择需要导入的文件、确定导入联系人所属的联系组、指定对重名记录的处理方式，最后点击“确认”按钮，完成联系人的导入工作。当联系人成功导入后，系统将显示成功导入的提示信息。

《信箱超容通知》是当用户邮箱的使用率达到80%后，院邮件系统自动发送给用户的提示邮件，提醒用户对保存在邮箱中的邮件加以清理，以便释放出空间接收新邮件。

但是，由于存放在邮箱中各个文件夹的邮件都占用邮箱容量，因此，当您收到《信箱超容通知》后，不能仅清理保存在“收件箱”中的邮件，还需对保存在诸如“垃圾箱”，“已发送”等其他文件夹中的邮件进行清理，才能真正释放出邮箱空间，接收新邮件。

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